Blog Agencije Novelus

Kako učinkovito organizirati poslovni dogodek?

Posted by Katja Grabrovec on Nov 30, 2018 2:37:32 PM
Katja Grabrovec

Katere lokacije so za izvedbo poslovnega dogodka najbolj pomembne? Koliko sredstev si naj rezerviramo? Kaj storiti, ko opazimo, da za izvedbo uspešnega poslovnega dogodka nimamo zadostne kadrovske podpore? In morda najbolj pomembno vprašanje, kdaj za organizacijo dogodka najeti profesionalno zunanjo pomoč? Vse to in še več so vprašanja, s katerimi se srečujemo nemalokrat, kadar se odločimo, da bomo naše poslovne partnerje primerno sprejeli in pogostili. Zato vam v nadaljevanju podajamo odgovore prav na ta postavljena vprašanja.

 hitri-nasveti-za-organizacijo-poslovnega-dogodka

Organizacija poslovnega dogodka - HITRI NASVETI

1. IDEJNI KONCEPT je steber vrhunskega poslovnega dogodka

2. LOKACIJA, lokacija in še enkrat lokacija

3. Dobro zastavljena FINANČNA KONSTRUKCIJA

4. Vrhunski MODERATOR lahko reši vsak zaplet na dogodku

5. OZVOČENJE naj bo zmeraj profesionalno

6. Ne pozabite! Vsak poslovni dogodek rabi celovito OBLIKOVANJE vseh tiskovin

7. HRANO in pijačo pred dogodkom preizkusite

8. VAJA pred dogodkom je nujna, če želimo da je ta dobro izpeljan

9. Pomislite na prav vse malenkosti (sedežni red, sprejem gostov, stranišča, kadilnice, …). Postavite se v vlogo obiskovalca, povabljenega!

10. Dogodek se KONČA, šele teden dni zatem, ko je vse pospravljeno, poročila oddana, zahvale gostom poslane ipd. 

 

Število vabljenih, letni čas in vsebina dogodka naj odločajo o lokaciji, ki jo boste izbrali!

Naj si gre za mesto Maribor ali Ljubljano; na to, kje boste našli tisto najboljšo lokacijo za izvedbo vašega poslovnega dogodka, vpliva veliko dejavnikov. Primarno je vsekakor pomembno število vabljenih, saj imamo za večje poslovne dogodke na voljo omejeno količino primernih lokacij. Nato je tukaj tudi letni čas, kajti poletje in pomlad nam puščata veliko bolj odprte priložnosti za izvedbo dogodkov na prostem. Nikakor pa ni zanemarljiva tudi vsebina samega dogodka. Naj si gre za kongres, resnejši poslovni dogodek, simpozij, … takrat je nujno potreben nek zaprt prostor. Veliko bolj sproščeni in odprti za drugačne rešitve smo lahko, kadar je naš poslovni dogodek bolj družabne narave.

V nadaljevanju vam prav zaradi tega predstavljamo tabelo možnih lokacij, kjer smo vam označili, za katere priložnosti in posebne poslovne dogodke je posamezna lokacija sploh primerna. Omejili smo se na mesto Maribor in Ljubljana.

LJUBLJANA-organizacija-poslovnih-dogodkov–

Top lokacije za poslovne dogodke v Ljubljani

Lokacija Število vabljenih Letni čas Tip dogodka Posebnost*

Hotel Lev, LJUBLJANA

Do 360

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Odlična lega v središču mesta

Best Western Premier Hotel Slon, LJUBLJANA

Do 250

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Odlična lega v središču mesta

Four Points Mons, LJUBLJANA

Do 600

Jesen, Zima

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Lahka dostopnost iz hitre cesta in avto ceste

Cankarjev dom, LJUBLJANA

Do 1545

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Pridih kulturnega, mističnega

Restavracija Angel, LJUBLJANA

Do 120

Jesen, Zima

Družabni  poslovni dogodki

/

City Hotel, LJUBLJANA

Do 150

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Odlična lega v središču mesta

BTC, streha, LJUBLJANA

Do 150

Vsi letni časi

Družabni  poslovni dogodki

Dobra dostopnost, bližina nakupovalnega središča

Sunny studio, LJUBLJANA

Do 150

Pomlad, poletje

Družabni  poslovni dogodki

Vrhunska streha za dogodek na prostem

Restavracija Cmokač, LJUBLJANA

Do 150

Vsi letni časi

Družabni  poslovni dogodki

Lahka dostopnost iz hitre cesta in avtoceste

Nebotičnik, LJUBLJANA

Do 150

Vsi letni časi

Družabni  poslovni dogodki

Vrhunski pogled nad mesto iz vrha stavbe

Gospodarsko razstavišče, LJUBLJANA

Do 2200

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Multifunkcionalnost prosta, odprtost prostora

Austrian Trend, LJUBLJANA

Do 600

Jesen, zima

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Lahka dostopnost iz hitre cesta in avto ceste

InterContinental, LJUBLJANA

Do 300

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Odlična lega v središču mesta

Grand hotel Union, LJUBLJANA

Do 800

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki,

Odlična lega v središču mesta

 organizacija-poslovnih-dogodkov-MARIBOR–

Najboljše lokacije za poslovne dogodke v Mariboru

Lokacija

Število vabljenih

Letni čas

Tip dogodka

Posebnost*

Hotel Habakuk, MARIBOR

do 200

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni  poslovni dogodki

Več dvoran, primernih tudi za manjše sejme

Hotel City, MARIBOR

do 150

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki

Terasa s pogledom na reko Dravo

Šotor Arena, MARIBOR

do 300

Vsi letni časi

Družabni poslovni dogodki

Lokacija pod Pohorjem, ki nudi veliko odprto površino za dogodke

Narodni dom, MARIBOR

do 200

Vsi letni časi

Družabni poslovni dogodki

Pridih kulturnega, mističnega

Unionska dvorana, MARIBOR

do 150

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki

Amfiteatersko vzdušje

Hotel Mond, MARIBOR

do 200

Vsi letni časi

Konference, simpoziji, kongresi, družabni poslovni dogodki

Casino

Hotel Piramida, MARIBOR

do 100

Jesen, Zima

Konference, simpoziji, kongresi

Središče mesta Maribor

Hotel Maribor, MARIBOR

do 50

Jesen, Zima

Družabni  poslovni dogodki, manjše konference

V centru mesta Maribor, relativno nov hotel

Rožmarin, MARIBOR

do 150

Jesen, Zima

Družabni  poslovni dogodki

Družaben, zelo life style prostor

Hotel Betnava, MARIBOR

do 50

Jesen, Zima

Družabni  poslovni dogodki, manjše konference

Dobra dostopna lega

Hotel Bellevue, MARIBOR

do 50

Vsi letni časi

Družabni  poslovni dogodki, manjše konference

Lokacija na Pohorju, v neokrnjeni naravi

SNG, MARIBOR

do 200

Vsi letni časi

Družabni  poslovni dogodki

Pridih kulturnega, mističnega, gledališčnega

Restavracija Galeb, MARIBOR

do 150

Poletje, Pomlad

Družabni  poslovni dogodki

Lokacija ob reki Dravi, velike površine za dogodek na prostem

 

Seveda je ponujenih lokacij lahko še veliko več, pa vendarle nanje bistveno bolj vplivajo finančna sredstva, ki so na voljo, saj je omenjene lokacije treba ustrezno urediti in z dekoracijo približat željam naročnikov. Prav tako obstajajo t. i. butične lokacije, ki se ponavadi izberejo glede na želje in pričakovanja naročnika. 

 

Koliko sploh stane poslovni dogodek?

Ob odločitvi, da boste za svoje poslovne partnerje ali druge stranke izvedli poslovni dogodek, se vam gotovo poraja vprašanje, koliko sredstev morate zanj rezervirati. Višina slednjih je seveda odvisna od večih dejavnikov, ki smo jih omenili tudi v zgornjem delu tega zapisa. Vsekakor pa ob tem ostaja dejstvo, da v kolikor želite raznolik družbeni program, dobro prehrano, pijačo, druženje in celovit paket morate dogodku nameniti od 10.000 EUR navzgor. Vse je odvisno od lokacije, ki jo izberete, od števila vabljenih, od tega ali pripravljate le simpozij, konferenco, ali družabni poslovni dogodek ipd.

Prednost, da ob tem najamete agencijo ali drugega profesionalna iz področja je v dejstvu, da so cene za podizvajalce in druge storitve ponavadi nižje. Zakaj? Nekdo, ki na leto izvede več kot 50 poslovnih dogodkov, bo zagotovo imel boljše cene pri najemu lokacije, ponudnikih moderatorjev, glasbenih ali plesnih izvajalcih, ozvočenju, … Prav tako bo veliko lažje skrbel, da ob odločitvah za vsebino in finančni oceni slednje ne boste prikrajšani. Ob tem pa vam ne bo potrebno tekom dogodka skrbeti za korektnost izvedenega dogodka, niti za spremljanje finančnih sredstev, tako da slednja ne prekoračijo zastavljenega proračuna.

 

Ali zmoremo poslovni dogodek organizirati sami?

Prvi korak, ko ste prišli do tega vprašanja je, ali imate v svoji ekipi še koga, ki vam ob tem lahko priskoči na pomoč. Organizacija poslovnega dogodka namreč terja ekipo vsaj od 5 do 10-ih sodelavcev, ki si delovne naloge lahko skrbno razdelijo in zanje tudi vestno skrbijo. V kolikor takšne ekipe v svojem podjetju nimate, ob tem pa vas čaka še kopica drugega dela, vam svetujemo, da najamete zunanjo pomoč. Ta vam bo sledila v idejnem konceptu, v kolikor ste si slednjega že zastavili, lahko pa vam tudi sama predlaga idejo in rešitev, na katero v danem trenutku morda niti pomislili niste.

Po pomoč k zunanjemu izvajalcu pa se lahko obrnete tudi, če ste že med samim procesom izvajanja in kreiranja poslovnega dogodka ostali sami. Brez težav vam bo agencija ali drug strokovnjak na tem področju priskočil na pomoč in vam pomagal nadaljevati že postavljeno zgodbo.

Biti drugačen, kreativen, odkrivati nove meje zmožnega v organizaciji in izvedbi poslovnih dogodkov je tisto, kar vas naredi drugačne. Ne bodite kot kopica ostalih podjetij, ki meni, da je dovolj le želja po poslovnem dogodku. Potrebno je namreč pustiti vtis, le tako se bodo vaši poslovni partnerji ali stranke na dogodke radi vračali k vam, v kolikor imate željo, da ti dogodki postanejo tradicionalni.

Tags: organizacija poslovnih dogodkov, organizacija poslovnega dogodka